Schrijf een goede professionele Out of Office reply

Bijna vakantie en dan gaan we elkaar weer massaal bestoken met Out of Office replies. Hoe stel je deze professioneel Out of Office reply op?

Check in ieder geval de datum die in je reply staan, hoe tenenkrommend is het als in de zomer de datum van de kerstvakantie staat vermeld. Zo is in ieder geval de eerst vraag (lach) die zou kunnen opkomen bij de ontvanger weggenomen.

Vaak zal vanuit de werkgever een voorbeeld aangereikt worden hoe een out of office reply er uit moet zien en wat de inhoud moet zijn. In Outlook heb je een keuze tussen externe mail en interne mail, hou deze hetzelfde. Als de interne reply te amicaal is kan je collega zich de vraag stellen oeps, ik hoop dat voor de externe reply een iets andere tekst gekozen is. Of die speelt het door aan je manager en dan sta je toch één nul achter.

Ook voor een reply geldt LESS IS MORE!

Als je werkgever niet voor een goed voorbeeld heeft gezorgd dan kan je zelf aan de slag, altijd op het laatste moment en onder druk verzinnen wij niet altijd de beste teksten (dus stel je bericht 2 of 3 dagen eerder op dan je laatste werkdag voor je vakantie. Dus wat moet er in ieder geval in een Out of Office reply staan:

• De periode dat je er niet bent en de datum dat je weer beschikbaar bent. Zo kan de ontvanger beslissen of hij wacht tot je terug bent, of contact opneemt de collega die jij in je mail als alternatief benoemd hebt. Laat eventueel de datum vanaf helemaal weg, wanneer je terug bent is veel belangrijker.;
• De reden van afwezigheid: niet in detail, wel kort en bondig (Less is More);
• En zoals aangegeven welke collega wel aanwezig is tijdens jouw vakantie. Deze moet natuurlijk wel op de hoogte zijn van jouw afwezigheid en op een groot aantal mogelijke vragen antwoord kunnen geven. Bereikbaarheid is alles dus in ieder geval een telefoonnummer van een contactpersoon of een algemeen telefoonnummer;
• Geef aan of je wel of niet je mail leest.

Als dit allemaal in je reply staat dan blijft er nog over de toon, het karakter en de wijze van aanspreken. Voor de manier van aanspreken is een goed uitgangspunt de manier zoals dit gebeurt op de website van het bedrijf waar je werkt. Is dat in de u vorm dan u en als dat in de je vorm is dan je.

Met het karakter of de toon bedoel ik negatief of positief beschreven. Hoe vaker het woordje 'niet' gebruikt wordt in je Out of Office reply hoe minder interessant het wordt om überhaupt te reageren (indien mogelijk en aangegeven hoe). Dus stel je mail servicegericht op, en geef aan wat er allemaal wel kan in plaats van wat er allemaal niet meer mogelijk is.

Een voorbeeld van mijn Out of Office reply, let op dit is niet zaligmakend en geef altijd een persoonlijk tintje aan je eigen reply:

“Op 13 september aanstaande ben ik terug van vakantie en weer goed bereikbaar, tijdens mijn afwezigheid zal ik nog steeds mijn mail lezen maar in verband met de beschikbaarheid van het internet kan ik geen garantie geven wanneer dit zal zijn. Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Mijn collega Boris Wiersma (Manager algemene zaken) beantwoordt graag je vragen, je kunt hem bereiken via (098) 345 501 of per mail [email protected]"

O'ja en vergeet niet bij terugkomst je Out of Office reply weer uit te zetten, in Outlook kan dit automatisch.